Merci de prendre connaissance de la politique de confidentialité (ci-après : la « Politique »).

La Politique s’applique aux Renseignements personnels (tels que définis ci-après) concernant:

• Les utilisateurs des sites web: https://librairieleuguelionne.com/ , https://euguelionne.leslibraires.ca/ et https://shop.librairieleuguelionne.com/;
• Les membres de la librairie (travailleuses, auxiliaires, de soutien et utilisatrice);
• Les personnes qui effectuent des commandes en librairie, via téléphone ou par courriel;
• Les personnes qui ont des contrats, des consignations ou offre des produits, services ou performances en échange d’un paiement ou d’une rémunération.

Les articles qui suivent mettent à votre disposition de l’information sur, notamment:

• La nature des Renseignements personnels que nous recueillons ainsi que les moyens par lesquels nous le faisons;
• La portée de votre consentement;
• Les mesures de sécurité et de gouvernance visant à les protéger que nous respectons;
• Les finalités de leur utilisation;
• La manière dont nous les communiquons et conservons;
• Vos droits à leur égard ainsi que la manière de les exercer.

1. Renseignements personnels que nous recueillons et finalités

On entend par « Renseignements personnels » tout renseignement se rapportant à une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Nous recueillons uniquement les Renseignements personnels vous concernant qui sont nécessaires afin d’établir, de gérer et de maintenir les relations que nous entretenons avec vous.

En ce qui concerne :

• L’inscription à l’infolettre : Courriel; collecté via inscription en ligne ou en personne.
• Le membership : Prénom d’usage, Nom de famille d’usage, Numéro de téléphone (facultatif si le courriel est donné), Courriel (facultatif si le numéro de téléphone est donné); collecté via inscription en ligne (via Stripe), par courriel ou en personne.
• La livraison d’un produit à domicile : Prénom d’usage, Nom de famille d’usage, Numéro de téléphone (facultatif), Courriel, Adresse postale; collecté en ligne via leslibraires.ca , en ligne via notre boutique maison (Bookmanager), en ligne via courriel, par téléphone ou en personne.
• Inscription au service de paie pour les membres travailleuses : Prénom légal, Nom de famille légal, Numéro de téléphone (facultatif), Courriel, Adresse postale, Numéro d’assurance sociale; collecté via courriel ou en personne.
• Inscription au registraire des entreprises des administratrices : Prénom légal, Nom de famille légal, Numéro de téléphone (facultatif), Courriel, Adresse postale, Numéro d’assurance sociale; photo d’une pièce d’identité gouvernementale; collecté via courriel ou en personne.
• Inscription au dépôt direct : [Prénom légal, Nom de famille légal] ou [Nom d’usage], Spécimen de chèque ou renseignements bancaires collectés via courriel ou en personne. Les courriels contenant ces informations sont normalement supprimées après l’entrée des informations sur notre portail bancaire.
• La consignation d’œuvres à la librairie : [Prénom légal ou d’usage, Nom de famille légal ou d’usage] (facultatif) ou [Nom général d’usage] (obligatoire), Numéro de téléphone (facultatif), courriel; collecté en personne ou par courriel (rare).

2. Votre consentement

Votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de vos Renseignements personnels doit être manifeste, libre et éclairé. Il doit être donné aux fins et objectifs spécifiques identifiés dans la présente Politique.

À cet égard, cette Politique est rédigée en des termes clairs, pour en faciliter la compréhension. Toutefois, s’il demeure des ambiguïtés, vous pouvez contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées sont disponibles à la fin de la présente politique. En fonction de la nature et de la sensibilité de vos Renseignements personnels, votre consentement peut être explicite et exprimé de manière expresse (un tel consentement peut être donné verbalement, par écrit ou par voie électronique) ou implicite (lorsque vous fournissez volontairement des Renseignements personnels par exemple).

Pour les Renseignements personnels recueillis au travers du Site web, cette Politique fait office de demande de consentement. En d’autres termes, en utilisant le Site web vous consentez à ce que vos les Renseignements personnels soient utilisés conformément à la présente Politique. Si vous n’y consentez pas, veuillez cesser d’utiliser le Site web. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve des restrictions légales applicables, et de la transmission d’un préavis raisonnable. Veuillez noter que si vous choisissez de retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels, certaines fonctionnalités de notre Site web pourraient ne plus vous être accessibles ou bien nous ne pourrons plus vous offrir certains de nos services.

3. Sécurité et gouvernance

La sécurité de l’information est une priorité pour nous. En plus des mesures administratives que nous détaillons dans les articles qui suivent, nous avons mis en place des mesures physiques et technologiques qui sont raisonnables compte tenu de la sensibilité des Renseignements personnels, de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support notamment :

• Tous les renseignements sont protégés par un ou des mots de passe.
• L’accès aux renseignements bancaires ou très sensibles sont protégés par double authentification.
• Les renseignements de carte de crédit ne sont pas conservés dans nos fichiers à l’interne et sont normalement supprimés après la finalisation d’une transaction.
• Pour les achats qui sont fait via leslibraires.ca , aucune information de carte de crédit n’est communiquée à la librairie.
• Seules trois employées ont accès aux renseignements liés à la paie.
• Toutes les informations liées aux paiements en ligne via les plate-formes Square et Stripe ont un protection à double identifiant auquel seul une employée a accès.
• Toutes notre membres travailleuses qui utilisent des Renseignements personnels sont liés par des obligations de confidentialité. De plus, elles ne peuvent avoir accès qu’aux Renseignements personnels nécessaires à l’exercice de leurs fonctions respectives.
• Tous les incidents qui peuvent survenir concernant un bris sont répertoriés dans un « Registre des incidents de confidentialité » et sont communiqués à notre conseil d’administration (C.A.) et contiennent, mais ne se limitent pas à : le type d’incident, la nature des renseignements personnels, une description des circonstances de l’incident et sa ou ses causes probables, la date, l’heure et le lieu de l’incident, la date, l’heure et le nom de la personne qui a pris connaissance de l’incident, le nombre de personnes concernées, la communication de la fuite [date, heure, contenu] aux personnes concernées, l’utilisation potentielle par le tiers, le niveau de préjudice, la date et la notification aux personnes concernées, la date de notification aux autorités, les mesures prises après l’incident, etc.

4. Communication de vos Renseignements personnels

• À qui ?

En principe, nous ne communiquons vos Renseignements personnels à des tiers qu’avec votre consentement. Toutefois, nous pourrions le faire sans votre consentement dans des circonstances précises autorisées par la loi. Dans le tableau ci-après, nous vous résumons ces circonstances ainsi que les mesures que nous prenons pour protéger vos Renseignements personnels.

Destinataire	Finalité	Mesures
Aux autorités légitimes	Afin de nous conformer à une ordonnance ou une décision d’un tribunal, y compris un mandat de perquisition valide, ou d’une autorité de réglementation, nous pourrions être dans l’obligation de fournir des Renseignements personnels.	Les lois qui régissent ces autorités les obligent à mettre des mesures en place afin de respecter et de préserver la confidentialité de vos Renseignements personnels. Nous refusons d’y donner accès dès lors que la demande n’est pas juridiquement contraignante.
À nos avocats ou procureurs	Afin d’assurer notre défense ou de faire valoir nos droits, il est possible que nous communiquions, dans certains cas, vos Renseignements personnels.	Tant la loi que les lettres de mandats que nous signons obligent nos avocats à protéger la confidentialité de l’ensemble de nos communications avec eux.

• Où ?

Dans le cadre de la prestation de nos services, nous communiquons vos Renseignements personnels uniquement à l’intérieur du Québec.

5. Conservation des Renseignements personnels

Nous conservons les Renseignements personnels vous concernant seulement pendant la durée nécessaire à la réalisation de l’objet pour lequel ils ont été recueillis et pendant la durée nécessaire à la protection de nos intérêts commerciaux légitimes. Il est possible à que nous devions les conserver pour des périodes plus longues afin de nous conformer à des exigences légales liées par exemple au droit de l’emploi ou à la fiscalité.

Une fois la période de conservation expirée, les renseignements personnels sont détruits. Si vous demandez la destruction de vos Renseignements personnels, nous déploierons des efforts raisonnables pour faire droit à cette demande le plus rapidement possible.

Veuillez noter que pour nos co-contractants et pour nos employés, nous pourrions avoir le droit de conserver certaines informations malgré une demande de suppression, et ce afin de faire valoir nos droits. Pour toute question à cet égard, nous vous prions de vous adresser au Responsable de la protection des renseignements personnels pour de plus amples informations.

Il est parfois possible que des statistiques ou des rapports contenant des renseignements dépersonnalisées ou anonymisées puissent être conservés pour des périodes de temps prolongées.

6. Témoins et technologies similaires

Concernant le Site web, la coop de solidarité l’Euguélionne, librairie féministe peut utiliser des fichiers témoins de connexion (en anglais, cookies), des balises Internet, des pixels invisibles, des fichiers journal ou autres technologies pour collecter certains renseignements personnels relatifs aux visiteurs sur nos sites Web, ainsi que sur les destinataires de nos infolettres, invitations et autres communications.

Ces données peuvent inclure des informations telles que notamment:

• votre adresse Internet (IP),
• le type de navigateur,
• la version du navigateur,
• les pages de notre site que vous consultez,
• l’heure et la date de votre visite,
• le temps de consultation et toutes autres statistiques. Ces renseignements sont collectés par WordPress, leslibraires.ca et Bookmanager et nous n’avons pas accès à ces données pour leslibraires.ca et Bookmanager. Les données collectées par WordPress sont agglomérées pour nous les montrer et nous n’avons pas accès à ces informations de manière individuelle.

Les témoins utilisés servent notamment à retrouver l’historique de recherche et d’autres informations pour faciliter l’expérience de navigation en ligne. Il est important de savoir que, l’activation de l’option témoins peut, selon la configuration choisie, permettre à d’autres serveurs d’installer des témoins sur votre système. Il est possible d’effacer les témoins du disque dur de votre ordinateur, de bloquer la création de témoins ou de recevoir un avertissement avant qu’un témoin ne soit enregistré. Ce faisant, votre usage de notre Site web peut toutefois être affecté et il se peut que vous n’ayez alors plus accès à toutes ses fonctions. Nous vous invitons à consulter les sites Ads Setting et Network Advertising Initiative ainsi que les instructions ou la section d’aide de votre navigateur pour plus d’informations sur les témoins de connexion.

7. Vos droits

À l’égard de vos Renseignements personnels :

• Vous avez le droit d’être informé de leur utilisation, communication, conservation et destruction. La présente Politique vise à le faire.
• Vous avez le droit d’y avoir accès, et dans certains cas, le droit de vous opposer, restreindre ou retirer votre consentement leur utilisation, communication, conservation et destruction moyennant la transmission d’un préavis raisonnable.
• Vous avez le droit de faire corriger vos Renseignements personnels s’ils sont inexacts ou équivoques et de les faire compléter lorsqu’ils sont incomplets.
• Le droit de faire supprimer vos Renseignements personnels sous réserve de nos obligations légales.
• Le droit d’être informé d’un incident de confidentialité concernant vos Renseignements personnels et qui peut vous causer un préjudice sérieux. Nous tenons à cet effet un registre qui répertorie tous les incidents de confidentialité et nous évaluons les préjudices qu’ils peuvent causer.

Pour exercer ces droits, vous pouvez envoyer un courriel à l’adresse de courriel fournie à la fin de la présente Politique. Nous répondrons à vos demandes dans les 30 jours suivants sa réception, sauf lorsque la loi permet une extension de ce délai. Sous réserve des restrictions prévues par la loi, en cas de refus de vous fournir ou de corriger vos renseignements, nous vous communiquerons les motifs au soutien de ce refus, de l’information sur vos recours ainsi que les articles applicables de la loi.

Si nous refusons de rectifier vos Renseignements personnels, nous vous permettrons de verser par écrit à votre dossier des commentaires eu égard aux Renseignements personnels ayant fait l’objet du refus de rectification. Nous conserverons également les Renseignements personnels ayant été l’objet d’une demande d’accès aussi longtemps que nécessaire pour vous permettre d’épuiser les recours prévus par la loi.

8. Modifications

Nous apportons des modifications à la présente Politique de confidentialité de temps à autre. Nous indiquons toujours la date à laquelle les dernières modifications ont été apportées. Les modifications sont significatives, nous publions un avis mis en évidence sur notre site web (y compris, pour certains services, par le biais d’une notification par courriel).

9. Personne responsable de la protection des Renseignements personnels

Le responsable de la protection des Renseignements personnels au sein de la coop de solidarité l’Euguélionne, librairie féministe est Nicolas Longtin-Martel.

Pour toute question ou demande relative à la Politique, vous pouvez lui adresser un courriel à info@librairieleuguelionne.com .

La présente politique de protection des Renseignements personnels a été mise à jour le 20 mai 2024.